個人情報管理規程(プライバシー・ポリシー)

1. 目的

本規定は、一般社団法人日本認知症の人の緩和ケア学会(以下、「当法人」という)が、会員および当法人の活動に参加する非会員(以下、「会員等」という)の個人情報の保護および適切な利用を目的とする。

2. 個人情報の定義

個人情報とは、本法人のオンラインシステムや電子メール、郵送、FAX 等で会員等から提供を受けた住所、氏名、電話番号、電子メールアドレス等、特定の個人を識別できる情報をいう。

3. 個人情報の取得

当法人が会員等の個人情報を取得するのは、当法人の事業目的に沿って行う、サービスの提供、会員名簿の作成、調査研究、および過去の個人情報を更新する場合に限るものとする。

4. 個人情報の利用

本学会は、提供者から取得した個人情報を以下の利用目的の範囲にのみ利用し、目的の達成に必要な範囲を越えて取り扱うことはしない。
① 本学会の事業目的に沿って行うサービスの提供
② 会員名簿の作成や管理
③ 調査研究やその結果の出版、報告、公表
④ 過去に集められた個人情報の更新
⑤ イベント、研修会、セミナー、認定試験等の企画、運営
⑥ お問い合わせや連絡等の対応
⑦ 報酬の支払い、支払調書の作成等

5. 関係法令・ガイドライン等の遵守

本学会は、個人情報保護に関係する法令やガイドライン等を遵守し、個人情報を適法かつ適正に取り扱う。

6. 個人情報の管理

当法人は、収集した個人情報が外部へ漏洩したり、破壊や改ざんを受けたり、紛失することの無いよう厳重に管理する。また、オンラインシステムで個人情報を通信する場合は情報の暗号化などを行い、情報の保護に配慮するものとする。登録された情報の管理については、漏洩の防止措置を講ずるものとする。ただし、技術上予期し得ない方法による不正アクセスなどにより改ざん・漏洩などの被害を受けた場合には、当法人はその責を負わないものとする。

7. 会員による個人情報の管理

会員個人の情報を管理するために、会員には会員番号と会員個人で管理するパスワードを提供する。会員は、会員番号とパスワードおよび会員からの直接的な学会事務局への連絡によって個人情報を管理するものとする。会員は、パスワードを第三者に開示、譲渡・貸与してはならない。またパスワードは適宜変更するなどして自己の責任で管理するものとする。パスワードの不正使用により会員および第三者に損害が生じた場合でも、本学会では一切責任を負わない。会員は、パスワードを忘れた場合や、パスワードの不正利用や盗用を知った場合は速やかに当法人に届け出ることとする。

8. 個人情報の委託

本学会が取得した個人情報の管理を、必要な場合に限り、守秘義務契約を結んだ上で必要最小限の範囲で外部委託業者に委託することがある。本学は、個人情報の管理を委託する外部委託業者に対し、必要かつ適切な監督を行う。

9. 個人情報の開示

当法人が取得した個人情報は、業務に必要な場合、必要最小限の範囲で守秘義務契約を結んだ上で外部委託業者に提供することがある。また、情報の統計を、個人を特定する情報を含まない形で第三者に提供する場合がある。これらの情報提供は、提供者に対して同意を得ることなく行われることがある。
2 個人情報については、次のいずれかの場合には収集目的以外の目的に開示または提供することがある。
① 法的な手続きに基づき、開示または提供を求められた場合。
② 個人情報提供者が情報の開示または提供に同意・承諾した場合。
③ 当法人の事業目的に沿って行う情報配信サービスや、当法人運営上必要な事務連絡等の目的で電子メール等を送付するため、個人情報を利用する場合。
④ その他、総会または理事会で承認された事業計画を達成するために正当な理由がある場合。

10. 改廃

本規定の改廃は理事会の決議を経て行うものとする。